Outgoing Student Guide: app die jongeren ondersteunt tijdens buitenlandse mobiliteit

Internationalisering is een populaire trend en wint steeds meer en meer aan belang. Studenten steken vaker de landsgrenzen over om in het buitenland te studeren of stage te lopen. De wereldwijde mobiliteit is natuurlijk niet zonder risico’s. Denk maar aan gezondheidsproblemen, natuurrampen, criminaliteit, terrorisme enzovoort. Ook meer alledaagse incidenten krijgen plots een hele andere wending. Een goede reisbijstand tijdens een buitenlandse studie of stage is bijgevolg noodzakelijk. Dit voorkomt onaangename verrassingen en beschermt de outgoing student tegen onnodige hoge kosten voor medische hulp of andere bijstand. Maar in welke mate is de outgoing student op de hoogte van de reisbijstand die de onderwijsinstelling aanbiedt? 

Nood aan effectieve informatiestromen rond reisbijstand tijdens buitenlandse studie of stage

Stel, u bent een student van de Hogeschool Gent (HOGENT) en gaat voor uw studie naar Spanje. Zodra u in het buitenland bent, voelt u zich ziek en heeft u nood aan een arts. U betaalt de medische kosten zelf, ook al zijn dit extra en onverwachte uitgaven die u liever niet doet.

HOGENT, de onderwijsinstelling waar het onderzoek omtrent de informatiestroom rond reisbijstand voor outgoing studenten werd gevoerd, biedt een reisverzekering aan die tussenkomt in deze medische kosten. Het is een dienst die HOGENT ter beschikking stelt aan alle studenten die voor hun studie of stage naar het buitenland gaan. Geweldig, niet? Toch zijn veel studenten hiervan niet op de hoogte. De informatiestroom vanuit HOGENT rond reisbijstand is niet goed georganiseerd. Een bevraging van 100 studenten bewijst dat de informatiestroom niet effectief is:

• 49% van de outgoing studenten is zich niet bewust van de reisbijstand aangeboden door HOGENT.
• 45% van de outgoing studenten vindt dat de informatiestroom niet aantrekkelijk is.
• 50% van de outgoing studenten heeft moeite met de grote hoeveelheid informatie die door HOGENT wordt verstrekt.
• 36% van de outgoing studenten vindt dat de informatiestroom onduidelijk is.
• 0% van de outgoing studenten gebruikt de reisbijstand aangeboden door HOGENT.         

De ineffectieve informatiestroom rond reisbijstand brengt meerdere problemen met zich mee. Zo weten de outgoing studenten dikwijls niet of ze al dan niet verzekerd zijn, laat staan welke stappen ze moeten ondernemen in geval van nood. Bovendien sluiten studenten vaak onnodig extra verzekeringen af.

Onderzoek naar de informatiestroom vanuit HOGENT rond reisbijstand voor outgoing studenten

Voor de student naar het buitenland vertrekt voor zijn studie of stage, moet hij goed geïnformeerd worden over de reisbijstand die de onderwijsinstelling aanbiedt. Een goed georganiseerde informatiestroom rond reisbijstand draagt immers bij aan de totaalervaring van de buitenlandse mobiliteit. 

Dit onderzoek heeft de informatiestroom vanuit HOGENT rond reisbijstand geanalyseerd en vervolgens geoptimaliseerd. In eerste instantie was het belangrijk om de reisbijstandsvoorzieningen die HOGENT aanbiedt, in kaart te brengen. Daarnaast werd de manier waarop de informatie rond reisbijstand verspreid werd, geoptimaliseerd. Hiervoor was het belangrijk om de praktijk te analyseren. De inzichten uit de praktijkanalyse leidden vervolgens tot theorieën omtrent de toenemende internationale studentenmobiliteit, de verplichte verzekeringen voor outgoing studenten en informatiemanagement. 

Tot slot werd er een interview en een enquête afgenomen bij enerzijds de coördinatoren internationalisering en anderzijds de outgoing HOGENT studenten. Deze onderzoeksmethodes hielpen om de bestaande informatiestroom vanuit verschillende standpunten te analyseren.

Op basis van de bevindingen, werd er een nieuwe manier ontwikkeld om de informatie rond reisbijstand te verspreiden. Het was belangrijk om een digitaal informatiesysteem te ontwikkelen dat dichter stond bij de studenten. 

Outgoing Student Guide 

Een mobiele applicatie was de ideale oplossing om de informatiestroom rond reisbijstand te optimaliseren. Een app sluit niet alleen zeer goed aan bij de leefwereld van jongeren, het is ook een effectieve manier om informatie te verspreiden. 

Om de informatiestroom vanuit HOGENT rond reisbijstand te optimaliseren, werd de Outgoing Student Guide ontwikkeld. Deze app informeert de outgoing HOGENT studenten over reisbijstand en verzekeringen voor, tijdens en na een buitenlandse mobiliteit. Vervolgens moest de informatiestroom rond reisbijstand beter gedoseerd en georganiseerd worden. Door de verschillende documenten die HOGENT rond reisbijstand aanbiedt in kaart te brengen, werd het mogelijk om de aanwezige informatie op een logische wijze te structureren. Tot slot moest de informatiestroom visueel aantrekkelijker worden aangekleed. Een mobiele applicatie gaf ruimte en mogelijkheden om dit te doen. Rekening houdend met de standaarden van Wilson (2008), werd er voor de Outgoing Student Guide een design ontwikkeld dat aantrekkelijk, duidelijk, begrijpelijk, consistent en eenvoudig was. Deze standaarden maakten dat de app professioneel maar toch grafisch aantrekkelijk was.

Verder onderzoek naar hoe de informatiestroom rond reisbijstand met behulp van de Outgoing Student Guide ervaren wordt, is echter wel nog nodig. Wegens tijdsgebrek was het onmogelijk om dit bijkomend onderzoek te doen. De Outgoing Student Guide is bijgevolg het ideale onderwerp om dit academiejaar verder onderzocht te worden.